ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์และการเลือกใช้ให้เหมาะสมกับงาน

1.ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับ ซอฟแวร์คอมพิวเตอร์

       ซอฟต์แวร์ (software) หรือ ส่วนชุดคำสั่ง หรือบางครั้งมีการสะกดว่า ซอฟ‌ท์แวร์ เป็นส่วนของระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ซอฟต์แวร์นั้นนอกจากจะสามารถใช้งานบนคอมพิวเตอร์ได้แล้ว ยังสามารถใช้งานบนเครื่องใช้ หรืออุปกรณ์อื่น เช่น โทรศัพท์มือถือ หรือหุ่นยนต์ในโรงงาน หรือเครื่องใช้ไฟฟ้าต่าง ๆ คำว่า "ซอฟต์แวร์" ใช้ครั้งแรกโดย จอห์น ดับเบิลยู.เทอร์กีย์ (John W. Turkey) ในปี พ.ศ.2500 (ค.ศ. 1957) โดยแนวคิดของซอฟต์แวร์ปรากฏครั้งแรกในเรียงความของแอลัน ทัวริง บิดาของวิทยาการคอมพิวเตอร์ กล่าวกันว่าโปรแกรมคอมพิวเตอร์ชิ้นแรกของโลกเขียนโดยเอดา ไบรอน เป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับเครื่องวิเคราะห์ (analytical engine) ของชาร์ลส แบบเบจ

2. ซอฟต์แวร์ระบบ (System Software หรือ Operating Software : OS)

          หมายถึงโปรแกรมที่ทำหน้าที่ประสานการทำงาน ติดต่อการทำงาน ระหว่างฮาร์ดแวร์กับซอฟต์แวร์ประยุกต์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้ Software ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำหน้าที่ในการจัดการ ระบบ ดูแลรักษาเครื่อง การแปลภาษาระดับต่ำหรือระดับสูงให้เป็นภาษาเครื่องเพื่อให้เครื่องอ่านได้เข้าใจ

ระบบปฏิบัติการคือ

       ระบบปฏิบัติการเป็นโปรแกรมควบคุมการทำงาน (ควบคุมการRun) ของโปรแกรมประยุกต์  ทำหน้าที่
โต้ตอบและเป็นสื่อกลางระหว่างโปรแกรมประยุกต์และฮาร์ดแวร์ (Hardware)

       ระบบปฏิบัติการ (Operating System :OS) เป็นซอฟต์แวร์ระบบ (System Software) ที่ทำหน้าที่ควบคุมการทำงานของเครื่องและอุปกรณ์  ควบคุมและสั่งการให้ Hardware สามารถทำงานได้   เช่น ทำหน้าที่ในการตรวจเช็คอุปกรณ์  Keyboard ขณะเปิดเครื่อง  ถ้าผู้ใช้ลืมเสียบสาย Keyboard ที่ port ด้านหลังของเครื่อง ขณะที่ซอฟต์แวร์ระบบตรวจสอบแล้วไม่พบอุปกรณ์เชื่อมต่อดังกล่าว จะมีข้อความแจ้งเตือนความผิดพลาด  “Keyboard Error”  นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการเชื่อมการทำงานระหว่าง User ในการใช้โปรแกรมประยุกต์ ( Application Software) ของ user กับระบบเครื่องฯ  อำนวยความสะดวกในการใช้งาน  และเพิ่มประสิทธิ์ภาพของระบบ

 ประเภทของระบบปฏิบัติการ                            

        ระบบปฏิบัติการที่ใช้กันโดยทั่วไปในปัจจุบัน  อาจนำเอาไปใช้ได้กับคอมพิวเตอร์หลากหลายชนิด ตั้งแต่เครื่องคอมพิวเตอร์ระดับใหญ่จนถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาขนาดเล็ก อาจแบ่งได้ออกเป็น  3  ชนิด  คือ

         -   ระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยว (stand-alone  OS)  เป็นระบบปฏิบัติการที่มุ่งเน้นและให้บริการสำหรับผู้ใช้เพียงคนเดียว(เจ้าของเครื่องนั้นๆ)  นิยมใช้สำหรรรรรรับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ประมวลผลและทำงานแบบทั่วไป  เช่น  เครื่องคอมพิวเตอร์หรือสำนักงาน  ซึ่งจะถูกติดตั้งระบบปฏิบัติการนี้ไว้ใช้รองรับการทำงานบางอย่าง  เช่น  พิมพ์รายงาน  ดูหนังหรือเชื่อมต่อเข้ากับอินเทอร์เน็ต  เป็นต้น  ปัจจุบันพัฒนาให้มมมมีคุณสมบัติที่เป็นเครื่องลูกข่ายเพื่อขอรับบริการ  จากเครื่องแม่ข่ายได้ด้วย

         -   ระบบปฏิบัติการแบบเครือข่าย  (network OS)  เป็นระบบการที่มุ่งเน้นและบริการสำหรับผู้ใช้หลายๆคน(multi-user)  นิยมใช้สำหรับงานให้บริการและประมวลผลข้อมูลสำหรับเครือข่ายโดยเฉพาะ  มักพบเห็นได้กับการนำไปใช้ในองค์กรธุรกิจทั่วไป  เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้งระบบปฏิบัติการเหล่านี้จะเรียกว่า เครื่อง  sever  ซึ่งเป็นเสมือนเครื่องแม่ข่ายที่ให้บริการข้อมูลต่างๆ  ที่จำเป็นสำหรับผุ้ใช้นั่นเอง

         -   ระบบปฏิบัติการแบบฝัง   (embeded OS)  เป็นระบบปฏิบัติการที่พบเห็นได้ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาขนาดเล็ก เช่น พีดีเอ หรือSmart phone บางรุ่น  สามารถช่วยในการทำงานของอุปกรณ์แบบไม่ประจำที่เหล่านี้ได้เป็นอย่างดี  เกิดขึ้นมาหลังสุดพร้อมๆกับที่อุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาเหล่านี้ได้รับความนิยมมากขึ้น  บางระบบมีคุณสมบัติที่ใกล้เคียงกับระบบปฏิบัติการแบบเดี่ยวด้วย เช่น รองรับการทำงานทั่วไป ดูหนัง  ฟังเพลงหรือเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้

2.2โปรแกรมอรรถประโยชน์

๒.๒ โปรแกรมอรรถประโยชน์

โปรแกรมอรรถประโยชน์หรือโปรแกรมยูทิลิตี้ (utility programs) เป็นจซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่เฉพาะอย่าง เพื่อการจัดการงานพื้นฐานและบริการต่างๆ เช่น การจัดเรียงข้อมูล (sort) การรวมแฟ้มข้อมูลที่เรียงลำดับแล้วเข้าด้วยกัน (merge) หรือย้ายข้อมูลจากอุปกรณ์รับหนึ่งไปยังอุปกรณ์หนึ่ง  รวมทั้งสามารถใช้จัดการกับฮาร์ดแวร์โดยตรง โปรแกรมอรรถประโยชน์ส่วนใหญ่จะถูกรวมอยู่ในระบบปฏิบัติการอยู่แล้ว สามารถแบ่งออกได้เป็น ๒ ประเภท ดังต่อไปนี้

      ๑) โปรแกรมอรรถประโยชน์สำหรับระบบปฏิบัติการ (OS utility programs) เป็นโปรแกรมที่ติดตั้งมาพร้อมกับระบบปฏิบัติการอยู่แล้ว ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกับฮาร์ดแวร์ ตัวอย่างโปรแกรม มีดังต่อไปนี้

   ๑.๑) โปรแกรมจัดการไฟล์ (File manager) เป็นโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อช่วยจัดการไฟล์ต่างๆ ได้แก่ การคัดลอกแฟ้มข้อมูล การเปลี่ยนชื่อแฟ้มข้อมูล การลบแฟ้มข้อมูล การเรียกใช้งานโปรแกรมต่างๆ ได้อย่างสะดวก นอกจากนี้ระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่ๆ ได้เพิ่มความสามารถการแสดงไฟล์เป็นรูปภาพเหมือนจริง (image view) ทำให้การใช้งานมีความสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

  ๑.๒) โปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรม (Uninstaller) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการนำโปรแกรมและส่วนประกอบของโปรแกรมที่ติดตั้งไว้ในระบบออกจากเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่บริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์จะติดตั้งโปรแกรมยกเลิกการติดตั้งโปรแกรมไว้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมประยุกต์อยู่แล้ว

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

๑.๓) โปรแกรมสแกนดิสก์ (disk scanner) เป็นโปรแกรมช่วยตรวจสอบความเสียหายหรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นกับฮาร์ดดิสก์ กล่าวคือ เมื่อใช้ฮาร์ดดิสก์เป็นเวลานาน มักเกิดส่วนที่เสียหาย ที่เรียกว่า bad sector ส่งผลให้การทำงานของฮาร์ดดิสก์ช้าลง หรืออาจทำให้การบันทึกหรือเขียนข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ยากขึ้น ดังนั้น ผู้ใช้สามารถใช้โปรแกรมดังกล่าวตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ เพื่อค้นหาส่วนที่เสียหาย ไฟล์ที่มีข้อผิดพลาด และซ่อมแซมส่วนที่เสียหายได้

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

๑.๔) โปรแกรมจัดเรียงพื้นที่จัดเรียงพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของฮาร์ดดิสก์  (Disk defragmenter) เป็นโปรแกรมที่ใช้การจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระเบียบ ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลในฮาร์ดดิสก์ได้อย่างรวดเร็ว กล่าวคือ เมื่อมีการเรียกใช้งานฮาร์ดดิสก์ของคอมพิวเตอร์นั้นอยู่บ่อยๆ ไฟล์จะถูกจัดเก็บกระจัดกระจาย ไม่เป็นระเบียบและไม่ได้อยู่เป็นกลุ่มก้อนเดียวกัน เมื่อต้องการเรียกใช้อีกในภายหลังจะทำให้เวลาในการดึงข้อมูลนั้นๆช้าลง ดังนั้น ผู้ใช้สามารถใช้โปรแกรมดังกล่าวช่วยจัดเรียงไฟล์ต่างๆให้เป็นระเบียบ

๑.๕)โปรแกรมรักษาหน้าจอ (Screen saver) เป็นโปรแกรมรักษาและช่วยยืดอายุการใช้งานจอภาพของคอมพิวเตอร์ กล่าวคือ การเปิดจอภาพของคอมพิวเตอร์ให้ทำงานและปล่อยทิ้งไว้ให้แสดงภาพเดิมโดยไม่มีการเคลื่อนไหวใดๆ เป็นเวลานาน จะทกให้เกิดรอยไหม้บนสารเรืองแสงที่ฉาบผิวจอ และไม่สามารถลบหายออกไปได้ ถ้าปล่อยทิ้งไว้นานจะส่งผลให้อายุการใช้งานของหน้าจอคอมพิวเตอร์สิ้นลง ในการใช้โปรแกรมดังกล่าวผู้ใช้สามารถตั้งค่าระยะเวลาให้โปรแกรมตรวจสอบ และเริ่มทำงานได้ หากไม่มีการเคลื่อนไหวใดๆของจอภาพ เช่น๕นาที หรือ ๑๐นาที เป็นต้น เมื่อเราขยับเมาส์ หรือเริ่มที่จำงานใหม่ โปรแกรมนี้จะปิดไปอัตโนมัติ

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

    ๒) โปรแกรมอรรถประโยชน์อื่นๆ (Standalone utility programs) เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างโปรแกรม มีดังต่อไปนี้

    ๒.๑) โปรแกรมบีบอัดไฟล์ (File compression utility) เป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่บีบอัดไฟล์ที่มีขนาดใหญ่ให้มีขนาดเล็กลง ไฟล์ที่ได้จากการบีบอัดไฟล์ เรียกว่า ซิปไฟล์ (zip file) โปรแกรมบีบอัดไฟล์ที่นิยม เช่น WinZip, Winrar เป็นต้น

   ๒.๒)โปรแกรมไฟร์วอลล์ (Firewall) เป็นโปรแกรมที่ช่วยป้องกันบุคคลภายนอกเข้ามาในระบบโดยไม่ได้รับอนุญาตทั้งจากระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและอินทราเน็ตโดยโปรแกรมจะทำการตรวจสอบข้อมูลที่เข้าและออกจากระบบ ถ้าพบว่ามีข้อมูลที่ไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจเป็นข้อมูลจากผู้ไม่ประสงค์ดีที่เข้ามาในระบบ โปรแกรมจะไม่อนุญาตให้ข้อมูลดังกล่าวเข้ามาในระบบ โปรแกรมไฟร์วอลล์เป็นซอร์ฟแวร์ที่ผู้ใช้สามารถนำไปใช้ได้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย นิยมใช้กับระบบปฏิบัติการ Windows เช่น Windows Firewall, ZoneAlarm, Lavasoft Personal Firewall, Pc Tools Firewall Plus เป็นต้น

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

๒.๓) โปรแกรมป้องกันไวรัส (Anti virus program) การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีผู้ใช้งานร่วมกันหลายคนหรือการใช้งานในระบบเครือข่าย มักเกิดการเผยแพร่จากไวรัสคอมพิวเตอร์ซึ่งไวรัสเป็นโปรแกรมที่ผู้ไม่ประสงค์ดีพัฒนาขึ้นมาเพื่อวัตถุประสงค์ต่างๆ เช่น ทำลายระบบปฏิบัติการ ทำลายข้อมูลที่อยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือแม้กระทั้งรบกวนการทำงานต่างๆ เช่น ทำให้บูตระบบช้าลง ไม่สามารถเรียกใช้โปรแกรมได้สมบูรณ์ ทำให้คอมพิวเตอร์เกิดอาการค้าง (hang) หรือมีข้อความพิมพ์อัตโนมัติที่หน้าจอ เป็นต้น ดังนั้น บริษัทผู้ผลิตซอฟท์แวร์จึงได้พัฒนาโปรแกรมขึ้นเพื่อค้นหาและกำจัดไวรัสคอมพิวเตอร์ หรือที่เรียกว่า โปรแกรม ป้องกันไวรัส  ซึ่งแบ่งออกได้เป็น ๒ ประเภท ดังนี้

<!--[if !vml]--><!--[endif]-->

(๑) แอนติไวรัส เป็นโปรแกรมป้องกันไวรัสทั่วๆไป จะค้นหาและทำลายไวรัสในเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น MCAFEEVirus Scan,KASPERSKY, AVG Antivirus, Panda Titanium เป็นต้น

(๒)แอนติสปายแวร์ เป็นโปรแกรมป้องกันการโจรกรรมข้อมูลจากไวรัสสปายแวร์ และจากแฮ็กเกอร์ รวมถึงการกำจัดแอดเวอร์ (adware) ซึ่งเป็นป๊อปอัพโฆษณาในอินเทอร์เน็ตอีกด้วย เช่น McAfee AntiSpyware, Ad-Aware SE Pro, Spyware BeGone เป็นต้น

อย่างไรก็ดี ไวรัสคอมพิวเตอร์นั้นเกิดขึ้นใหม่ตลอดเวลา ผู้ใช้จึงต้องปรับปรุงโปรแกรมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อจะได้รับมือ และหาวิธีการป้องกันไวรัสตัวใหม่ๆ ได้ทันท่วงที การใช้งานคอมพิวเตอร์จึงจะสามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ

      การเลือกใช้ระบบปฏิบัติการสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์

การเลือกใช้ระบบปฏิบัติการสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์ มีข้อกำหนดความต้องการของอุปกรณ์สำหรับใช้ในการตัดสินใจก่อนที่จะติดตั้งโปรแกรมหรือเปลี่ยนแปลงโปรแกรม มีดังนี้

    ๑.สำรวจความต้องการใช้โปรแกรมประยุกต์ของผู้ใช้ว่า โปรแกรมยุกต์ที่ต้องการใช้นั้นใช้กับระบบปฏิบัติการใด

   ๒.สำรวจความเหมาะสมกับฮาร์ดแวร์โดยเฉพาะหน่วยประมวลผลกลาง ขนาดความจุของหน่วยความจำหลัก และขนาดความจุของฮาร์ดดิสก์ ซึ่งระบบปฏิบัติการทุกชนิดจะบอกคุณลักษณะของระบบคอมพิวเตอร์ที่ต้องการ (system requirement) ไว้เสมอ

ซอฟต์แวร์ประยุกต์

ซอฟต์แวร์ประยุกต์ (Application software) หมายถึง โปรแกรมที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานเฉพาะอย่างตามความต้องการของผู้ใช้ ซอฟต์แวร์ประยุกต์ที่ได้รับความนิยม เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมคำนวณ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล โปรแกรมค้นหาข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต เป็นต้น ซึ่งซอฟต์แวร์ประยุกต์สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน และซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป

      3.1 ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน

ซอฟต์แวร์ประยุกต์เฉพาะงาน (Application Software for Specific Surpose) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น เพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานขององค์กรใดองค์กรหนึ่งโดยเฉพาะ ออกแบบและสร้างขึ้นโดยผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่มีความชำนาญงานในด้านนั้น หรือพัฒนาโดยบุคลากรฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กรนี้ก็ได้ โดยผ่านการวิเคราะห์ ออกแบบ ลงมือสร้าง และทดสอบโปรแกรมให้สามารถทำงานได้ถูกต้องก่อน จึงจะสามารถนำมาใช้งานได้ เช่น โปรแกรมคำนวณภาษีของกรมศุลกากร โปรแกรมฝากถอนเงินของธนาคาร โปรแกรมระบบสินค้าของห้างสรรพสินค้า เป็นต้น

      3.2 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป

 ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไป (General Purpose Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อนำไปประยุกต์ใช้กับงานให้เหมาะสมกับลักษณะงานของผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เช่น การจัดพิมพ์รายงาน การนำเสนองาน การจัดทำบัญชี การตกแต่งภาพ การออกแบบเว็บไซต์ เป็นต้น ซอฟต์แวร์ประยุกต์ทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็น 6 ประเภท ดังต่อไปนี้            1) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (Database Management Software) คอมพิวเตอร์สามารถใช้จัดเก็บข้อมูลและจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งการเก็บรวบรวมข้อมูลที่สัมพันธ์กันไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ เรียกว่า ฐานข้อมูล (Database) ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลเป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่สร้างฐานข้อมูลและจัดการกับข้อมูลให้เป็นระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นการเรียกค้นข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล การเพิ่มข้อมูล และการลบข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่นิยมใช้ เช่น Dbase , Paradox , Foxbase , Microsoft Access เป็นต้น โปรแกรมที่จัดการฐานข้อมูล จะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตารางที่มีความสัมพันธ์กันแต่ละตารางจะประกอบด้วยแถวที่เรียกว่า ระเบียน หรือ เรคคอร์ด (Record) และคอลัมน์ที่เรียกว่า ฟิลด์ (Field) แต่ละเรคคอร์ดจะประกอบด้วยฟิลด์ของข้อมูลที่ต้องการเก็บ เช่น ฐานข้อมูลโรงเรียน จะมีการจัดเก็บประวัตินักเรียน ซึ่งประกอบด้วยรายละเอียดของข้อมูล ได้แก่ เลขประจำตัว ชื่อ นามสกุล วันเกิด เพศ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์

            2) ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing Software) เป็นซอฟต์แวร์ประยุกต์ใช้ในการสร้าง แก้ไข เพิ่ม แทรก ลบ และจัดการรูปแบบเอกสาร ทำให้เอกสารมีรูปแบบที่สวยงาม น่าสนใจ ซึ่งเอกสารที่ผู้ใช้พิมพ์ไว้จะถูกจัดเป็นแฟ้มข้อมูล (File) สามารถแก้ไขเพิ่มเติมได้และสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ได้ด้วย ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office Word , Adobe Indesign , CorelDraw , WordPerfect , OpenOffice , Pladao Office เป็นต้น            3) ซอฟต์แวร์ทำการคำนวณ (Caculation Software) เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการคิดคำนวณ การทำงานของซอฟต์แวร์ใช้หลักการเสมือนมีโต๊ะทำงาน ที่มีกระดาษขนาดใหญ่วางไว้ มีเครื่องมือคล้ายปากกา ยางลบ และเครื่องคำนวณเตรียมไว้ให้เสร็จ บนกระดาษมีช่องให้ใส่ตัวเลข ข้อความหรือสูตร สามารถสั่งให้คำนวณตามสูตรหรือเงื่อนไขที่กำหนด นอกจานี้ ผู้ใช้ยังสามารถสร้างกราฟ เพื่อนำเสนอได้อย่างง่ายดาย ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office Excel , OpenOffice Cale ในโปรแกรมชุด Pladao Office เป็นต้น

            4) ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล (Presentation Software) เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการนำเสนอข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ สร้างเอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษร รูปภาพ แผนผัง ภาพเคลื่อนไหว นิยมใช้ในการนำเสนอข้อมูลในการบรรยายในชั้นเรียนหรือการประชุม ซอฟต์แวร์ที่นิยมใช้ เช่น Microsoft Office PowerPoint , OpenOffice Impress , Pladao Office เป็นต้น

            5) ซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟฟิกและมัลติมีเดีย (Graphics and Multimedia Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยทำงานด้านกราฟฟิกและมัลติมีเดีย เช่น ตกแต่งภาพ วาดรูป ปรับเสียง ตัดต่อภาพเคลื่อนไหว สร้างสรรค์งานสิ่งพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ นิตยสาร หนังสือพิมพ์ หนังสืออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ รวมถึงการสร้างและออกแบบพัฒนาเว็บไซต์ ให้มีรูปแบบสวยงาม ทันสมัย เหมาะสมกับสื่อแต่ละประเภท เป็นโปรแกรมที่ง่ายต่อการศึกษาเรียนรู้ด้วยตัวเอง มีลูกเล่นหลากหลาย สามารถสั่งงานตามความต้องการได้ง่าย ซึ่งถือเป็นโปรแกรมหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้งานทุกระดับ

            6) ซอฟต์แวร์การใช้งานบนเว็บไซต์และการติดต่อสื่อสาร (Web Site and Communications Software) เป็นโปรแกรมที่พัฒนาเพื่อการติดต่อสื่อสารผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ซึ่งการเติบโตของเครือข่ายอินเทอร์เน็ตทำให้มีผู้พัฒนาโปรแกรมเพื่อใช้งานเฉพาะอย่างเพิ่มขึ้น เช่น โปรแกรมสำหรับตรวจสอบอีเมล การท่องเว็บไซต์ การจัดการและดูแลเว็บไซต์ การส่งข้อความ รวมถึงการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย เป็นต้น

ซอฟต์แวร์สำหรับงานเฉพาะด้าน

      เป็นโปรแกรมที่ผลิตขึ้นมาเพื่อทำงานอย่างใดอย่างหนึ่ง และไม่สามารถทำงานอื่นได้ เช่น โปรแกรมระบบบัญชี โปรแกรมช่วยงานอุตสาหกรรม เป็นต้น           

 การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์

            การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ประยุกต์ให้เหมาะสมกับงาน มีขั้นตอนดังนี้

1. สำรวจงานที่ผู้ใช้ต้องการใช้ซอฟต์แวร์อย่างละเอียดว่ามีลักษณะงานแบบใด

2. สำรวจฮาร์ดแวร์และระบบคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ได้แก่ ระบบปฏิบัติการความเร็วของหน่วยประมวลผลกลาง ความจุของหน่วยความจำหลัก ความจุของหน่วยความจำสำรอง และความจุของการ์ดแสดงผล

3. ทดลองใช้ซอฟต์แวร์อย่างน้อย 15 นาที เพื่อพิจารณาถึงประสิทธิภาพการใช้งานโดยใช้งานง่าย ไม่มีข้อผิดพลาด มีระบบความช่วยเหลือ มีคู่มือการใช้งานที่อ่านเข้าใจง่าย

4. ศึกษาเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถใกล้เคียงกัน โดยพิจารณาจากปัจจัยต่างๆ ดังนี้

– เปรียบเทียบความสามารถของโปรแกรมที่ใกล้เคียงกับความสามารถที่ผู้ใช้ต้องการมากที่สุด

– เปรียบเทียบกับราคาที่ใกล้เคียงกับงบประมาณที่ผู้ใช้ตั้งไว้

5. ศึกษาข้อมูลบริการหลังการขายและระยะเวลาในการรับประกัน

6. ทำความคุ้นเคยกับการใช้ซอฟต์แวร์ประมาณ 1 สัปดาห์ ก่อนนำไปใช้งานและควรเลือกบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ที่เปิดโอกาสให้คืนซอฟต์แวร์ที่ซื้อไปไม่น้อยกว่า 30 วัน

4. การจัดหาซอฟต์แวร์เพื่อมาใช้งาน

การจัดหาซอฟต์แวร์เพื่อมาใช้งาน สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

1. แบบสำเร็จรูป (Packaged or ready-made software) เป็นวิธีที่ผู้ใช้งานซื้อได้จากตัวแทนจำหน่ายซอฟแวร์ที่ได้รับการแต่งตั้งจากบริษัทผู้ผลิตโดยตรง ซึ่งมักจะมีการเตรียมบรรจุภัณฑ์และเอกสารคู่มือการใช้งานไว้อยู่แล้ว ผู้ใช้สามรถนำไปติดตั้งเพื่อใช้งานได้โดยทันที กรณีที่ไม่สามารถเลือกซื้อผ่านทางร้านตัวแทนจำหน่ายได้ อาจเข้าไปในเว็บไซต์ของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์นั้นๆ แล้วกรอกข้อมูลรายการชำระเงินผ่านระบบแบบฟอร์มบนเว็บ เมื่อรายละเอียดเกี่ยวกับการจ่ายชำระเงินของผู้ซื้อได้รับการอนุมัติแล้ว ก็สามารถดาวน์โหลดเอาซอฟต์แวร์มาใช้งานได้ทันที

2. แบบว่าจ้างทำ (Customized or tailor-made software) เป็นวิธีการที่เหมาะสำหรับองค์กรที่มีลักษณะงานเฉพาะของตนเองและไม่สามารถนำโปรแกรมสำเร็จรูปมาประยุกต์ใช้ได้ ดังนั้น จึงต้องมีการผลิตซอฟแวร์ขึ้นมาใช้เอง โดยให้บุคคลภายนอกที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านทำการผลิตซอฟแวร์ใหเตรงตามคุณสมบัติที่ต้องการ วิธีการนี้อาจทำให้มีค่าใช้จ่ายสูงกว่าแบบสำเร็จรูปพอสมควร แต่การทำงานของซอฟต์แวร์จะสอดคล้องตรงกับความต้องการได้ดีที่สุด

3. แบบทดลองใช้ (Shareware) เป็นวิธีที่บริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ได้ผลิตโปรแกรมที่ปรับลดคุณสมบัติบางอย่างลงไป เพื่อให้ลูกค้าทดลองใช้งานก่อน โดยมีการกำหนดระยะเวลาทดลองใช้งาน เช่น ใช้ได้ภายใน 30 วัน ใช้ภายใน 90 วัน เป็นต้น หากผู้ใช้ทดลองใช้แล้วตัดสินใจว่าดี ตลอดจนเหมาะสมกับงานที่ทำอยู่ ผู้ใช้สามารถสั่งซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปแบบต็มๆจากบริษัทผู้ผลิตต่อไป

4. แบบทดลองใช้งานฟรี (Freeware) เป็นโปรแกรมที่แจกให้ใช้ฟรี เพื่อตอบสนองกับการทำงานที่หลากหลาย ซึ่งผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินให้กับบริษัทผู้ผลิต ส่วนใหญ่เป้าหมายของผู้ผลิตคือ ต้องการพัฒนาโปรแกรมเพื่อเผยแพร่ผลงานของตนเองให้เป็นที่รู้จักมากยิ่งขึ้น และทดสอบระบบที่พัฒนาขึ้น ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ลิขสิทธิ์ก็ยังเป็นของบริษัทผู้ผลิตอยู่ ผู้อื่นไม่สามารถนำไปพัฒนาต่อหรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้

5. แบบโอเพนซอร์ซ (Open source) เป็นวิธีการขององค์กรที่มีกลุ่มบุคคลผู้ที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์ทำการพัฒนาขึ้น เพื่อให้ผู้ใช้นำไปใช้งานได้ฟรี รวมทั้งสามารถแก้ไขปรับปรุงโปรแกรมต่างๆ ให้เหมาะสมกับงานของตนได้